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邦永PM2项目管理软件在系统集成行业中的全面应用

作为专业的弱电系统工程承建商,名特网络公司拥有先进的管理理念和管理体系。随着同时在建项目不断增多,协调各个项目及公司各个职能部门。。。

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运用PM2项目管理系统能把公司各部门的数据进行汇总,主要完善了企业内部的管理,完善了各部门之间的流程做到统一化,通过报表的形式体现。。。

邦永PM2项目管理软件在装修行业的成功应用

 

一、客户介绍

 

北京爱迪新特工程信息技术有限公司(Ellison+Design)是一家从事室内装饰设计及工程施工的专业公司,公司技术力量雄厚,施工设备先进,拥有高素质的设计师和规范完善的专业施工管理队伍。具有承接各种类型的室内外装修、环境艺术、园林艺术、仿古建筑的设计施工;电气设备、给水排水工程设计安装;消防工程施工;空调制冷、采暖通凤、防盗防爆、监控系统工程的设计安装;幕墙工程设计安装等项目的经营范围及业务能力。在高档写字楼、酒店及别墅等室内设计和施工方面有着独特的设计理念和成熟的施工经验。公司致力于美化室内外环境的设计及施工,以新颖的构思、先进的工艺,合理的空间布置按时按质的为用户服务。经过几年的发展爱迪新特的工程已遍布北京、天津、云南、等地。爱迪新特已经成长为装修行业的佼佼者。

 

二、项目背景

 

作为室内装饰设计及工程施工的专业公司,公司有着极尽合理而完善的管理理念和体系,但随着同时开工的项目的增多,公司领导感到如何使各项目部与公司各职能部门及时有效沟通,材料供给及时,资源调配合理,质量安全事前控制,保证工程进度等方面的问题日益突出。因此提高企业内部管理水平、加大信息化力度,就成为公司领导需要迫切解决的问题。公司领导对目前市场上的项目管理软件进行综合评定及选择,意在选出适合中国企业项目运做并简单易用的软件来管理整个项目。经过各方面评比及推荐,邦永PM2项目管理软件以其适用于中国企业管理模式、简单易用、二次开发能力强等特点获得了相关领导的认可。

邦永公司咨询专家对爱迪新特公司进行了全面调研,结合爱迪新特公司各部门的实际情况,制定了关于邦永PM2项目管理系统应用方案。邦永公司为其提供了PM2项目管理软件企业版,主要包括计划进度、质量管理、安全管理、合同管理、材料设备、资源管理、财务资金、文档资料、项目跟踪、项目报告等十二个子系统。

 

三、业务分析

 

装修行业特点是项目多周期短,为了保证爱迪新特项目管理实施成功,邦永公司进行了20多天的一期系统实施工作,通过前期的业务需求调研,了解到爱迪新特公司在项目管理工作中希望在以下几个方面加强提高:

  • 项目工作流程标准化

    各项目部的各个职能部门的人员,在自己的意识中都知道项目工作的基本流程,但作为公司的主营业务,建议应形成标准化的业务流程,并将其内容制度化,为以后的具体项目工作提供指导。

  • 项目成本核算与财务分析

    无论是从一个独立项目的角度,还是从公司整体的角度,都应将项目的成本计划与跟踪工作细化,将人力资源成本、费用、分包、材料设备等成本要素分解到项目各个工作环节。这样才能为公司的成本核算与财务分析提供基础数据。

  • 便捷安全的文档管理

    施工中管理的各种资料,如图纸、施工日记、来往信函、会议纪要、备忘录、工程声像资料等,为工程交付、变更提供详尽完整的证明材料。

  • 项目相关部门、人员之间的沟通

    由于每个项目部都要涉及到工程部、设计部、销售部、质管部、采购部、财务等相关部门,每个部门及相关人员从不同的角度都需要了解项目各个方面的的计划与实际进度情况,提供一个有效的项目数据平台是解决各个部门之间沟通协调的捷径。

  • 项目的跟踪报告机制

    随着项目工作的展开,项目时间进度、合同执行情况、资金使用情况、人力资源调配情况是院领导、处领导及项目经理都非常关心的问题,只有各个相关部门都及时报送相关的项目数据,才能保障各级领导及时了解项目的进展情况,进一步进行动态地分析控制。

公司领导对所有项目宏观调控。通过系统动态生成的各类报表对公司整体及各项目部的执行情况,进而对项目作出宏观调控。

工程部通过资源管理模块调配各类资源,组建项目部。通过进计划、材料管理、合同管理、质量安全等模块对各项目部的具体实施进行监督审核控制协调并制定项目标准工作流程。

各项目部制定各自详细的工期、工程量、材料、费用计划,并每周填报实际进度。按照质量、安全模块提供的标准程序进行施工,填写相关表格,做到事前控制。在材料模块中填写领料单。

采购部根据材料管理模块汇总的材料计划生成采购计划,并进行统一采购,调拨、分配以保证材料供给的及时。使用比价功能达到降低采购成本的目的。

财务部运用财务管理模块,对平常合同、项目等款项的收支进行管理。

质管部依据公司ISO9001的内容将相关质量指标流程录入系统,定义项目交付成果、质量要求。对各项目部的项目质量安全进行评审验收。

网络管理员角色,负责设计院网络环境的维护、Internet接入、数据库管理、应用软件维护等日常系统管理工作。

 

四、实施情况

 

目前,两个项目部进行试点工作,通过PM2项目管理软件进行管理。经过两个月的应用情况,爱迪新特公司的领导及相关部门的管理、业务人员深深感触到了项目管理及信息化为日常工作带来的益处,主要体现在以下几个方面:

  • 公司领导及各处室领导能实时动态的掌握项目执行的情况,为项目的调控奠定基础。
  • 项目工期得到有效的控制,在某些特殊情况下产生项目调整时,能对项目的预期效果得到一个估算,有利领导的决策。
  • 项目的目标得到明确,步骤得到统一,减少了各种协调会议,大大提高了相关部门及人员之间的沟通效率。
  • 设计工期在有效保证的基础上,平均缩短8%左右,项目成本控制效果明显。
  • 各项目的文档条理有序,可以分权限检索查阅。
  • 材料采购成本降低,材料供给及时,采购计划合理保证较低库存量。
  • 质量安全问题能够做到事前控制,保证了工程的质量。
  • 积累了一套较完善项目运作模版,为其它项目部规范运作奠定了必要的基础。
  • 通过对具体任务的量化,员工的积极性与收入的得到明显的提高。
  • 公司内的管理水平、信息化水平得到了进一步的提高。

综上所述,邦永PM2项目管理软件已经在爱迪新特公司的应用中显示出其自身的特点及优势,再一次的证明了中国装修行业可以应用有中国特色的邦永PM2项目管理来综合管理装修工程项目。

 

行业典型客户:

 

北京环洋经典建筑发展有限责任公司、四川新空间集团公司、上海朗博王标识有限公司、深圳市江佳鸿装饰工程设计有限公司、武汉建工集团装饰工程有限公司……

 

了解详细应用情况及索取行业解决方案:

上海赫曼德家具信息化建设案例

 

一、公司概况

成立于2005年的Hermand Haus赫曼德·家,是一家具有15年行业经验积累、拥有自主品牌的欧洲原装进口家居产品集成服务商,销售网络覆盖全国30多座城市,致力于为全中国更多追求高品质生活的消费者提供全球优质、且具有高性价比的全屋定制家居产品。2018年,Hermand Haus赫曼德全力打造电商平台,领跑中国高端进口全屋定制家居市场。

自成立以来,与多家高端地产商保持良好合作关系,近年来,工程项目持续发力,截止目前已经在全国范围内与星河湾集团、滨江集团、华侨城、绿城集团、金地集团等地产商合作,提供包含整体厨房、衣柜衣帽间、地板等产品和服务。

二、项目背景

随着赫曼德企业业务的不断扩大,迫切需求引进项目管理概念以加强提高企业信息化建设,并规范公司项目管理流程,提升公司在行业市场中的竞争力。

在这样的背景下邦永公司依靠自身在相关行业项目管理领域的领先性和专业性,得到了与赫曼德合作的机会,截止目前已顺利使用半年有余。

三、管控需求

根据赫曼德业务调研,将本次信息化重点管控节点概括如下:

1、资料管控:

实现对项目从销售报价,设计方案到最终验收交付全过程的项目资料统一收集,将设计、采购、安装的各类文档以及和业主、监理、分包商大量的往返信函、会议纪要、沟通记录、现场文件等进行分类接收、发放、审阅、归档、查询。

2、销售跟踪:

需要全程记录销售人员从接触项目招投标信息、需求识别、处理反对意见、完成销售到最后的实施和售后等的每一个环节。加强跟单过程控制力,规范销售体系,及时纠正销售过程中遇到的所有问题,提升销售质量和提升签单成交率。

3、合同管控:

实现对收入合同、支出合同进行分类管理,涉及合同签定、合同变更、收款计划、付款计划、开票、收付款、结算等各类业务。实现能够结构化的管理,方便统计分析和查询。

4、进度和成本管控:

实现工程项目总体和分部分项计划的编制、跟踪控制、进展分析、赢得值分析、绩效分析、经验积累等统筹计划管理功能,支持工作表格、甘特图、时标概要图、网络图、跟踪逻辑图等多种计划编制与图形展示形式。并在此过程中实现对项目实际成本、成本预算、动态成本的管理。

5、过程管控:

针对公司数量巨大的橱柜项目和门店项目,实现每一个项目销售,进度,合同,成本,资金动态流等纵向的管理,从设计、建设、竣工各阶段全方位实行进度、费用管控。

6、物流和接口:

针对公司数量巨大的橱柜项目和门店项目,实现每一个项目销售,进度,合同,成本,资金动态流等纵向的管理,从设计、建设、竣工各阶段全方位实行进度、费用管控。

7、协同办公:

实现业务审批、协同办公一体化管理。

8、移动APP:

为在项目施工现场工作的员工、供应商提供移动端,现场日志、工程巡检、施工进度审查、质量报验等功能。

四、实现过程

1.2019-08:实施完成

结合有效的实施计划,通过调研,研发,部署,培训等一系列过程,实现各部门全体人员的个人工作流,和个人工作看板。提供初步运行保障。

2.2019-09:制度干预

系统,不仅仅需要供应商提供有效的技术保障和可拓展性支持,还需要双方配合,按照行之有效的运行方案和企业制度,将极小部分系统无法控制的外部因素,如可能发生的设备不足,部门配置不够等问题一一解决。

3.2019-11:实际行动

通过定期召开项目组会议,总结前期问题,计划未来工作,并搭建问题反馈平台,配合处理机制,及时完善和调整系统,按照实现方案中预先设定的信息化建设目标,切实的完成每一个项目的实际运行,并将输出的统计报表结合实际需要进行灵活调整。并在此过程中,配合建设目标,及时调整公司组织架构,尽可能达到专人专岗。

4.2019-12:执行和改变

通过为期三个月的实际行动,按照实施计划,按照赫曼德高层要求,达到项目进度,成本,文件资料,统一可查,并形成的公司的项目运行制度模板,后期项目统一按照既定规则运行,极大的减少了企业人力投入,提升的各项业务的审批效率,促成了C类项目向A类项目高转化率。

五、执行和成效

1.执行总览

通过各部门业务调研后发现,赫曼德家具智能涉及的核心业务有两块:

1 、橱柜板块

橱柜板块作为赫曼德的核心业务,主要通过提供整体橱柜解决方案为主,作为其主要业务来源。

誓为打造欧洲进口高端家居行业全生态,包含全品类、无短板、多角度、全覆盖的产品线 包括德国整体厨房、意大利衣柜衣帽间、意大利沙发软装、法国顶级床品、奥地利进口地板、葡萄牙顶级床垫家具等品类,以满足高端人群对高品质家居的追求。其中工程项目部下包含,大客户中心,工程运维,客服与售后,设计,采购管理等五个部门。通过前期市场调研,客户跟踪,经过设计所图纸设计形成报价分析,并经过工程运维完成合同要求,根据标单要求通过欧洲各供应商提供独属橱柜方案,最终完成整体橱柜展示方案,广泛运用于展厅展示,个人家具,房地产等多个领域。

2、门店板块

在2017年,由于日渐发展的展示展厅业务,需要为各大家具品牌提供各项门店展示业务,赫曼德组建门店业务,通过内部设定的几条展示模板,由客户选择相应家具品牌形成个性化的门店演示。目前由于还处于探索结算,系统平台仅仅提供橱柜家具采购管理和物流管理,并在月底提供多维展示合同台账,动态成本分析等。

2.销售管理部

包含设计方案和前期报价,将赫曼德项目的类型先根据公司项目和部门内部项目进行区分,再根据项目的属性分为A、B、C、D、E等类型,每个类型建立一套固定的预项目立项模板,商务负责人根据项目类型和项目户数等设定不同的审批流程,最后通过品牌资格预审和投标中标通知,确定项目中标,并在此过程中不断更新客户档案。

3.项目运营部

项目中标后,通过内部交底单确定项目团队(项目OBS),项目经理根据前期中标通知附件,按照已设定的项目计划模板,设置此项目全过程的进度计划,经过项目实际过程进行项目进度填报,并将验收竣工资料进行上传,形成项目完整资料库。

4.财务管理部

通过系统默认的合同管理,管控合同各个环境,包含合同审批,合同收/付款,发票,并包含可能发生的合同变更,最后通过合同结算,核算项目成本,产生实时项目成本。

5.安装管理部

根据合同要求,设定供货计划,过程中通过ERP实现材料申请,采购等环境,系统通过接口无缝完成,最后通过到货质检和补货通知完成现场材料接收的过程。

6.软装设计部

材料到达项目现场后,通过户型AB号统计,记录扫楼,橱柜设备上楼,安装完成记录,并在后期通过巡检发出质量整改反馈单;通过各项关键业务表单,记录整个现场过程。

六、建设总结

1、通过PM2系统的运行,公司对项目全过程的动态、实时监控管理,解决了之前手工统计,且各部门单独统计导致各项数据不及时甚至不准确的诟病。

2、通过项目进度作为整体过程管控源头,将设计,合同,成本与之关联,系统根据进度截止时间进行提醒,实现项目建设全过程的综合协调与优化。

3、解决了之前OA与业务系统割裂的情况,使得审批有便捷和直观的数据支撑,并快速生成所需报表。

4、积累企业知识库,包括文档知识库,客户档案库,材料历史采购价格库,交付成果库,验收标准库,为企业的持续发展积累宝贵的经验数据。

目前赫曼德在项目管理的信息化上还处在探索阶段,优先通过软件来控制项目进度,规范项目过程,控制出运物流,通过控制合同,现场各个环节,来考核项目人员,管理项目文档,并且在这个过程中逐步衍生新的想法,在未来不断的完善研发项目管理的流程,提高项目的效率与品质。

 

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